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Chimistes pour l'environnement

L'organisation des conférences et congrès qui respectent l'environnement

30 Avril 2009 , Rédigé par Thierry Publié dans #Université Laval

Que ce soit pour l'organisation d'une conférence ou d'un forum, pour une réunion qui impliquent des déplacements, ou même lorsqu'on invite une seule personne de l'extérieur à venir donner une présentation, il existe des méthodes simples pour réduire l'impact environmental de telles activités.
Certaines sont très faciles à mettre en place et la majorité d'entre elles feront faire des économies substantielles. Il va de soi que d'autres sont plus difficiles ou plus coûteuses à appliquer. Néanmoins, nous devons commencer à instaurer de telles pratiques pour que l'aspect environnemental devienne plus facile à implanter les fois suivantes. Une ou plusieurs personnes peuvent être choisies pour s'occuper de façon spécifique de l'aspect environnemental d'un événement.
Par ailleurs, en minimisant ses impacts négatifs, votre congrès ajoute un atout supplémentaire à sa réussite, car les participants sont de plus en plus concernés par l'environnement. Voici des conseils que d'autres ont déjà mis en pratique et qui ont fait leur preuve (vous pouvez aussi consulter le guide des événements responsables de l'Université Laval) :

  • Le choix du site
    Le choix du site de la conférence : on n'a pas toujours le choix du site, mais cet emplacement est important à plusieurs titres : 
    • Les déplacements (depuis le domicile des participants et depuis leur hôtel). Le choix du site peut être influencé par sa proximité avec les hôtels ou les transports en commun par exemple
    • Les repas sont souvent pris en charge à l'endroit où se déroule la conférence. Il peut être avantageux (économiquement et environnementalement) de choisir un site où un traiteur de notre choix pourra s'occuper des repas
    • Informez-vous si le tri sélectif est bien organisé sur les lieux
  • Les communications.
    • Privilégiez l'utilisation du courriel pour les annonces, les inscriptions et les rappels (évitez l'usage du papier)
    • Plutôt que de fournir le programme complet des conférences avec les résumés en format papier, déposez-le sur votre site internet

  • L'hébergement
    • Que ce soit pour loger un conférencier ou pour loger de nombreux participants à une conférence, il est souhaitable de privilégier des lieux d'hébergements qui sont proches du lieu de l'événement. Cela signifie que le ou les hôtels et le lieu de la conférence devraient être séparés d'une distance que l'on peut parcourir à pied ou être desservis par les transports en commun.
      Il peut être aussi avisé de privilégier des hôtels ou les établissements qui ont un engagement environnemental avéré.
      o À tout le moins, nous devons proposer de telles options aux conférenciers qui désirent suivre certains principes environnementaux. (Voir la liste des établissements hôteliers reconnus pour leur engagement environnemental).


  • Les déplacements. La principale source de pollution provient des déplacements des conférenciers. Annoncez les moyens de transports les moins polluants pour se rendre sur les lieux lorsque vous communiquez les informations sur le congrès

  • L'affichage. Si vous prévoyez de l'affichage, que ce soit comme décoration ou comme panneaux indicateurs, pensez à faire en sorte qu'il soit réutilisables les années suivantes

  • Fournitures aux participants
    • Il est de coutume d'offrir une sacoche ou tout autre objet promotionnel aux participants d'une conférence. On devrait se demander si un tel cadeau est indispensable et s'il sera vraiment utile. Si l'option d'un cadeau est quand même retenue, choisissez un cadeau réutilisable, fait de matières recyclées et fabriqué selon des normes environnementales.
    • De la même façon, on donne souvent des blocs-notes ou des stylos, parfois à caractère promotionnel. On devrait  se demander si ces cadeaux sont indispensables (ce qui peut être le cas pour une commandite). Si c'est le cas, choisissez des articles dont la fabrication a respecté au mieux l'environnement. Un choix alternatif consiste par exemple à avoir une certaine quantité de stylos/blocs-notes de disponibles pour les participants qui n'en ont pas. On peut également choisir des blocs-notes de petits formats.
    • Il est également d'usage de donner des documents publicitaires ou informatifs aux participants. Nous devrions veiller à ce que ces documents soient imprimés sur du papier recyclablé. 

  • Les repas/les pauses-café
    • De façon générale, évitez la vaisselle jetable. À défaut de vaisselle réutilisable, optez pour de la vaisselle compostable ou biodégradable.
    • Plutôt que les traditionnelles bouteilles d'eau et les jus en format individuel, optez pour des carafes. 
    • Privilégiez le sucre en sucrier et le lait en thermos
    • Si vous faites affaire avec un restaurateur ou un traiteur, assurez-vous qu'il ait des pratiques environnementales acceptables et certifiées ou qu'il privilégie les aliments locaux (Voir la liste des retaurateurs et des traiteurs reconnus pour leur engagement environnemental)

  • À la fin de la conférence
    • Récupérez les porte-noms (badges) à la fin de la conférence pour pouvoir les réutiliser pour une autre occasion


Voir la liste des sites qui traitent de l'organisation des événements

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